Cómo presentar sus informes trimestrales de impuestos y sueldos

Los empleadores de Washington deben presentar cada trimestre:

• Un informe de impuestos y sueldos para el seguro de desempleo.
• Un informe combinado de impuestos y sueldos para el Permiso pagado y WA Cares.

Esta página explica cómo presentar el informe para el seguro de desempleo.

Infórmese sobre los requisitos de presentación de informes e impuestos para el permiso pagado y WA Cares.

Antes de presentar el informe: registre su negocio

Si tiene empleados en Washington, debe solicitar una licencia al Department of Revenue (Departamento de Impuestos) del estado.

Si ya tiene licencia, pero contrata a empleados por primera vez, debe actualizar su solicitud de licencia comercial. Encuentre la solicitud en el sitio web del Department of Revenue (Departamento de Impuestos).

Evite una multa

Por cada trimestre que opere sin estar registrado, recibirá una multa. Le cobraremos $1,000 o 2 veces la cantidad total de impuestos no pagados para ese trimestre, lo que sea mayor.

Presentar el informe trimestral

Tiene que presentar un informe de impuestos y sueldos cada trimestre natural mientras su cuenta esté activa, aunque no tenga empleados ni nóminas en ese trimestre.

1. Reúna la información necesaria

   De cada empleado, debe proporcionar la siguiente información:

   • Nombre.
   • Número del Seguro Social.
   • Importe bruto pagado.
   • Número de horas trabajadas en el trimestre.
   • Standard Occupational Classification (Clasificación Ocupacional Estándar, SOC).

2. Elija cómo presentar su informe

   Puede presentar sus informes trimestrales de impuestos y sueldos en línea o por correo postal. Presentar el informe en línea reduce los errores.

   Presentar informes trimestrales en línea

   Acceda a Employer Account Management Services (Servicios de Administración de Cuentas de Empleadores, EAMS) para presentar un informe trimestral en línea.

   ¿No tiene una cuenta? Obtenga información sobre cómo configurar el acceso en nuestra página acerca de eServices para empleadores.

   Presentar informes trimestrales por correo postal o fax

   Envíe su informe por fax al 800-794-7657.

   Envíe su informe por correo postal a la siguiente dirección:

   ESD - Paper Wage Reports
   P.O. Box 84137
   Seattle, WA 98124-5437

Cómo solicitar formularios de informe en papel

Si es un empleador nuevo o no ha presentado su informe en línea durante 2 trimestres, le enviaremos los formularios de informe trimestral en papel. De lo contrario, deberá solicitarnos formularios en papel para presentar sus informes trimestrales por correo postal o fax. Nuestro sistema no puede procesar otros formularios ni copias de nuestros formularios. Para evitar una sanción por informe incompleto, solicítenos los formularios en papel.

• Envíenos un correo electrónico a taxforms@esd.wa.gov.
• Llámenos al 855-829-9243 (855-TAX-WAGE), opción 2.

Modificar un informe que ya presentó

Envíe los cambios en línea

Acceda a Employer Account Management Services (Servicios de Administración de Cuentas de Empleadores, EAMS) para realizar cambios en su informe trimestral. Necesitará acceso a servicios protegidos.

Envíe los cambios por correo electrónico, fax o correo postal

Complete un formulario de informe de impuestos y sueldos modificado (PDF, 138KB). Envíelo por correo electrónico, correo postal o fax. El informe modificado se envía a una dirección distinta de la del informe original.

Correo electrónico

UIfiles@esd.wa.gov

Correo postal

Employment Security Department
Tax Accounting
P.O. Box 9046
Olympia, WA 98507-9046

Fax

800-794-7657

Fechas de vencimiento de los informes trimestrales

Sus informes de impuestos y sueldos por desempleo vencen el último día del mes siguiente al último día de cada trimestre. Cuando una fecha de vencimiento coincide con un fin de semana o un día festivo estatal, puede enviar su informe el siguiente día laboral en línea o por correo postal.

El siguiente calendario muestra las fechas de vencimiento de cada informe trimestral de impuestos. Si es un empleador reembolsable, los pagos correspondientes a los beneficios deben efectuarse un mes después de estas fechas de vencimiento.

Sanciones por informes tardíos, faltantes o incompletos

Obtenga más información sobre sanciones por pagos e informes de impuestos tardíos o incompletos.

Reactivar su cuenta fiscal

Si su cuenta fiscal no tuvo sueldos que informar durante un año o menos y vuelve a tener sueldos que informar, podemos reactivar su cuenta. Llame al 855-829-9243 para reactivar la cuenta.

Si hace más de un año que no informa sueldos, actualice su solicitud de licencia comercial a través del Department of Revenue (Departamento de Impuestos).

Requisitos de informes

Cómo informar los distintos tipos de trabajadores, horas y sueldos.

Informar trabajadores

Existen distintos requisitos de informe para determinados tipos de trabajadores. Obtenga más información a continuación.

• Empleados cubiertos por el seguro de desempleo

  Debe informar todos los empleados con cobertura por desempleo.

• Directivos

  Si ofrece una cobertura por desempleo voluntaria a los directivos de su empresa, infórmelos de la misma manera que informaría empleados regulares.

  Si no ofrece cobertura voluntaria, use la sección de directivos exentos. Informe solo el número de directivos y sus sueldos o ingresos combinados. No indique sus nombres, horas ni sueldos.

• Servicios domésticos

  Un trabajador del servicio doméstico es cualquier empleado que contrate para trabajar en un club universitario, una fraternidad, una sororidad o una casa particular. No es necesario informar trabajadores del servicio doméstico hasta que pague sueldos de $1,000 o más por trimestre.

  Si su nómina alcanza los $1,000 en cualquier trimestre, debe informar los sueldos de todo el año. Si desea obtener más información, consulte la Household Employer's Tax Guide (Guía fiscal para empleadores domésticos) del IRS.

• Empleados exentos

  No es necesario informar empleados que figuran en el cuadro de profesiones exentas (PDF, 117KB).

• Contratistas independientes

  No es necesario informar contratistas independientes.

Informar las horas

Consulte a continuación cómo informar las horas de cada categoría. Al informar las horas, redondee la cantidad al próximo número entero. No aceptamos fracciones de horas.

• Empleados asalariados

  Informe las horas reales que ha trabajado un empleado. Si no lleva un registro de las horas, informe 40 horas semanales para los empleados a tiempo completo.

• Empleados comisionados

  Informe las horas reales que ha trabajado un empleado. Si no lleva un registro de las horas, informe 40 horas semanales para los empleados a tiempo completo.

• Horas extras

  Informe las horas reales que ha trabajado un empleado.

• Pago de vacaciones

  Informe el número de horas de permiso con goce de sueldo.

• Pago en especie

  Informe las horas reales que ha trabajado un empleado.

• Pago en lugar de preaviso

  Informe las horas que habría trabajado un empleado.

• Indemnizaciones por despido, bonificaciones, propinas y gratificaciones

  Informe (0) cero horas. Obtenga más información sobre el Informe de cero horas a continuación.

• Empresas de redes de transporte

  Informe las horas de tiempo en plataforma de los conductores, multiplicadas por 2.

Informar cero horas

Informe cero horas si el único tipo de sueldo que ha pagado es similar a los que se indican a continuación. Debe introducir un código que explique por qué Informó cero horas. Si no nos brinda un código de motivo, es posible que tenga que pagar una sanción por informe incompleto. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Account Management Center (Centro de Administración de Cuentas) enviando un correo electrónico a OlympiaAMC@esd.wa.gov.

A continuación, se exponen los motivos más comunes para informar cero horas para un empleado que recibió sueldos:

• Pago retroactivo

  Informe cualquier pago que haya realizado a un empleado para ajustar los sueldos que informó en un trimestre anterior.

• Bonificación

  Informe las bonificaciones que haya pagado a un empleado por las horas trabajadas en un trimestre anterior.

• Plan de cafetería o plan 401K

  Informe el importe que ha pagado para cubrir el costo de un plan de beneficios que garantiza la continuidad de la inscripción si un empleado no ha trabajado ninguna hora durante el trimestre.

• Pescador comercial

  Informe los sueldos que haya pagado a un pescador comercial por las horas trabajadas en un trimestre anterior.

• Comisión

  Informe las comisiones que haya pagado a un empleado por las horas trabajadas en un trimestre anterior.

• Regalías o pagos residuales

  Informe el importe que haya pagado a un autor o artista por utilizar, mostrar o interpretar obras artísticas o intelectuales creadas previamente.

• Indemnización por despido, pago por separación o liquidación

  Informe el importe de la indemnización por despido que haya pagado a un empleado después de que finalizara su relación laboral. Una liquidación es un importe que usted paga por un acuerdo negociado por rescisión de la relación laboral o incumplimiento de un contrato de trabajo.

• Paga de permiso por enfermedad

  Informe el importe que haya pagado a un empleado en concepto de permiso por enfermedad si no trabajó ninguna hora durante el trimestre.

• Propinas o gratificaciones

  Informe las propinas o gratificaciones que haya pagado a un empleado por las horas trabajadas en un trimestre anterior.

Informar como una organización profesional de empleadores

Consulte los requisitos de informe para las organizaciones profesionales de empleadores.