Cuándo importar archivos de los sueldos
La función de importación funciona mejor cuando se importan registros de no más de 5000 empleados en un solo archivo.
Si usted:
- Presentará los registros de los suelos de más de 5000 empleados, considere presentarlos en conjunto.
- Realizará la presentación para más de un empleador a la vez, utilice la presentación en conjunto.
Si presenta el registro de los sueldos por el Paid Family and Medical Leave (Permiso de cuidado pagado, PFML), no utilice el EAMS. Busque las instrucciones de presentación de informes en el sitio web de Permiso pagado.
Formatos de archivo que acepta el EAMS
- Archivo delimitado por comas (.csv). Preferimos este formato.
- Archivo de texto delimitado por tabulaciones (.txt).
- Hoja de cálculo de Excel (.xls o .xlsx).
Formatos de archivo que no acepta el EAMS
- Formato de Magnetic Media Reporting and Electronic Filing (medio magnético de comunicación y envío electrónico, MMREF) de la Administración del Seguro Social.
- Formato delimitado del American Standard Code for Information Interchange (Estándar de Codificación para el Intercambio de Información de EE UU., ASCII).
- Formato de sueldo del estado de Washington.
- Formato de sueldo federal.
Cómo preparar su archivo
Si prepara su propio archivo con los datos de los sueldos, es probable que sea más fácil utilizar Microsoft Excel, Google Sheets u otra herramienta de hoja de cálculo.
Columnas obligatorias
La hoja de cálculo debe tener las ocho columnas enumeradas aquí y en este orden. No etiquete las columnas. Tampoco agregue columnas, encabezados, pies de página, totales, notas ni comentarios adicionales.
Comience a enumerar la información de su primer empleado en la fila 1.
Social Security number (Número de Seguro Social, SSN) o Individual Taxpayer Identification Number (número de identificación personal del contribuyente, ITIN)
Debe ser un número. Puede utilizar el formato con o sin guiones. Ejemplo: 123-45-6789 o 123456789, ambos están bien.
Un ITIN es un número de nueve dígitos emitido por el IRS. Identifica a alguien que no es elegible para obtener un SSN.
Apellido
Hasta 30 caracteres. No se admiten caracteres especiales, excepto guiones, apóstrofos y espacios.
Primer nombre
Hasta 30 caracteres. No se admiten caracteres especiales, excepto guiones, apóstrofos y espacios.
Segundo nombre
Hasta 20 caracteres. Puede ser un nombre o una inicial. No se admiten caracteres especiales, excepto guiones, apóstrofos y espacios.
Sufijo
Hasta cuatro caracteres. Ejemplos: Jr., Sr., 1º, III.
Horas
Requiere un número entero positivo en lugar de un decimal. Redondear horas parciales o fracciones. No pueden ser más de 2, 208.
Salario bruto
Requiere un número positivo. No ingrese un valor negativo.
Se permiten decimales. Si ingresa un decimal, puede incluir hasta dos dígitos a la derecha del decimal. Ejemplo: 12345.67.
Si no ingresa un decimal, el EAMS asumirá que el monto ingresado es un número entero. Agregará un punto decimal seguido de dos ceros. Ejemplo: el EAMS interpretará 12345 como $12,345.00.
Código de Standard Occupational Classification (Clasificación Ocupacional Estándar, SOC)
Solo se permiten seis dígitos. Obtenga más información sobre cómo ingresar los códigos de SOC.
Cómo guardar su archivo
Las siguientes indicaciones son para cada tipo de formato de Excel. Las indicaciones para otras herramientas de software variarán un poco. Luego, guarde el archivo en un formato que el EAMS acepte.
Formato delimitado por comas (.csv)
Para convertir sus datos de una hoja de cálculo a un archivo .csv haga los siguiente:
- Desde la barra de menú de la herramienta de la hoja de cálculo, seleccione 'File' (Archivo) y 'Save As' (Guardar como). Se abrirá la pantalla 'Save As' (Guardar como).
- Seleccione 'Browse' (Examinar). Se abrirá la ventana secundaria 'Save As > Windows Explorer' (Guardar como > Explorador de Windows).
- En el panel izquierdo, seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo.
- Escriba el nombre del archivo en el campo 'File name' (Nombre de archivo). No tenemos reglas sobre cómo debe nombrar los archivos.
- Seleccione el menú desplegable 'Save as Type' (Guardar como tipo) y seleccione 'CSV (comma delimited) (*.csv)' (CSV [delimitado por comas] [*.csv]).
- Seleccione 'Save' (Guardar). Excel convertirá la hoja de cálculo en un archivo .csv. Se cerrará la ventana secundaria 'Save As > Windows Explorer' (Guardar como > Explorador de Windows).
Ejemplo de un archivo delimitado por comas (.csv)
Su archivo .csv se verá así:
400-11-1111,Roble,Janet,A,Jr,400,98765,111021
402-22-2222,Pino,Juan,B,456,87654.01,439199
403-33-3333,Cedar,James,C,Sr,500,76543.15
404-44-4444,Alder,Joe,D,501,65432.20
405555555,Fir,Jill,III,502,44444
Formato Excel (.xlsx)
Para guardar sus datos como una hoja de cálculo de Excel haga lo siguiente:
- Desde la barra de menú de la herramienta de hoja de cálculo, seleccione 'File > Save As' (Archivo > Guardar como). Se abrirá la pantalla 'Save As' (Guardar como).
- Seleccione 'Browse' (Examinar). Se abrirá la ventana secundaria 'Save As > Windows Explorer' (Guardar como > Explorador de Windows).
- En el panel izquierdo, seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo.
- Escriba el nombre del archivo en el campo 'File name' (Nombre de archivo). No tenemos reglas sobre cómo debe nombrar los archivos.
- Seleccione 'Save' (Guardar). Excel guarda la hoja de cálculo como un archivo Excel. Se cerrará la ventana secundaria 'Save As > Windows Explorer' (Guardar como > Explorador de Windows).
Ejemplo del formato Excel (.xlsx)
Su archivo Excel se verá así:
|
400-11-1111 |
Oak |
Janet |
A |
Jr |
400 |
98765 |
111021 |
|
402-22-2222 |
Pine |
John |
B |
456 |
87654.01 |
439199 |
|
|
403-33-3333 |
Cedar |
James |
C |
Sr |
500 |
76543.15 |
|
|
404-44-4444 |
Alder |
Joe |
D |
501 |
65432.20 |
|
|
|
405555555 |
Fir |
Jill |
III |
502 |
44444 |
|
Formato de texto delimitado por tabulaciones (.txt)
Para convertir sus datos de una hoja de cálculo a un archivo de texto delimitado por tabulaciones los haga siguiente:
- Desde la barra de menú de la herramienta de hoja de cálculo, seleccione 'File > Save As' (Archivo > Guardar como). Se abrirá la pantalla 'Save As' (Guardar como).
- Seleccione 'Browse' (Examinar). Se abrirá la ventana secundaria 'Save As > Windows Explorer' (Guardar como > Explorador de Windows).
- En el panel izquierdo, seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo.
- Escriba el nombre del archivo en el campo 'File name' (Nombre de archivo). No tenemos reglas sobre cómo debe nombrar los archivos.
- Seleccione el menú desplegable 'Save as Type' (Guardar como tipo) y luego 'Text (Tab delimited) (*.txt)' (Texto [delimitado por tabulaciones] [*.txt]).
- Seleccione 'Save' (Guardar). Excel convertirá la hoja de cálculo en un archivo .txt. Se cerrará la ventana secundaria 'Save As > Windows Explorer' (Guardar como > Explorador de Windows).
Ejemplo del formato de texto delimitado por tabulaciones (.txt)
Su archivo .txt se verá así:
400-11-1111 Oak Janet A Jr 400 98765 111021
402-22-2222 Pine John B 456 87654.01 439199
403-33-3332 Cedar James C Sr 500 76543.15
404-44-4444 Alder Joe D 501 65432.20
405555555 Fir Jill III 502 44444
Mensajes de error y advertencia
Cuando importa un archivo, el EAMS verifica los datos de manera automática. Si hay algún problema, es posible que vea uno de los siguientes mensajes.
Un mensaje de error en la pantalla de 'Washington Wage Detail' (Detalles de los sueldos de Washington)
El mensaje de error aparecerá junto a la cuadrícula de sueldos. Debe corregir cada error para enviar el informe trimestral.
Un mensaje de advertencia en la pantalla 'Washington Wage Detail' (Detalles de los sueldos de Washington)
El mensaje de advertencia aparecerá junto a la cuadrícula de sueldos. Puede presentar su informe trimestral, pero podría recibir sanciones económicas.
Un mensaje de error en la pantalla Input Method (Método de entrada)
La pantalla Washington Wage Detail (Detalles de los sueldos de Washington) no se abrirá y el EAMS no podrá procesar el archivo. Revise el archivo importado, corrija cualquier error y vuelva a intentarlo.
Si aún no puede importar el archivo, considere compartirlo de forma segura con nosotros. Podemos ayudarle a solucionar el problema. Seleccione el botón de comentarios en la esquina superior derecha del EAMS y adjunte el archivo importado.
Un mensaje de automatización
El EAMS corrige de manera automática los datos ingresados que no cumplen con los requisitos. Los mensajes de automatización no requieren que usted haga nada. Pero esto provocará ligeros cambios en los datos que se muestran y guardan en el informe.