Qué esperar durante una auditoría

Las auditorías nos muestran si los empleadores están cumpliendo las leyes y reglas de desempleo. Conozca cómo realizamos auditorías de empleadores y qué esperar si auditamos su empresa.

Por qué y cómo elegimos empresas para auditorías

Auditamos los registros de los empleadores para garantizar que declaren con precisión los sueldos y las horas. Ser seleccionado para una auditoría no significa que haya violado ninguna ley o regla.

El U.S. Department of Labor (Departamento de Trabajo de los Estados Unidos) y las leyes y normas estatales requieren que auditemos a los empleadores todos los años. Nosotros elegimos a quién auditar según los siguientes criterios:

  • Análisis de datos de múltiples agencias para detectar patrones de declaraciones inconsistentes.
  • Auditar empresas en industrias que han incumplido en el pasado.
  • Auditar empleadores que transfieren la propiedad y cambian el tipo de empresa.
  • Investigar reportes de fraude presentadas por los ciudadanos.
  • Seleccionar aleatoriamente empleadores para auditorías por computadora (alrededor del 10% de todas las auditorías).

Hasta dónde retrocedemos en la auditoría

Por lo general, solicitamos registros de tres años. Si un auditor encuentra problemas con sus prácticas empresariales, podemos ampliar la auditoría.

Una auditoría ampliada permite al auditor examinar registros más recientes. Si no presenta las declaraciones trimestrales a tiempo, el auditor puede revisar registros de hace más de tres años.

Para entender lo que podemos auditar bajo la ley, consulte la limitación de acciones (RCW 50.24.190).

Qué auditamos

Cada auditoría es diferente. Sin embargo, habitualmente, verificamos sus expedientes, declaraciones y cumplimiento.

Registros empresariales

Revisamos sus registros financieros, contables y laborales requeridos por ley (RCW 50.12.070). Entre ellos, a menudo se encuentran los siguientes:

  • Nómina, contabilidad y registros de tiempo de empleados.
  • Registros y licencias de propiedad empresarial.
  • Registros bancarios, estados financieros, registros de cheques, libros mayores y facturas.
  • Registros de impuestos estatales y federales, incluidos los formularios 1099 del IRS.
  • Números de registro de subcontratistas, copias de contratos y facturas.
  • Formularios de suscripción de directivo corporativo.

Le enviaremos una carta explicando exactamente lo que necesitamos ver.

Declaraciones de empleados

Nos aseguramos de que presente correctamente sus declaraciones trimestrales sobre sus empleados y contratistas independientes.

Cumplimiento de leyes y reglas

Verificamos si cumple con las leyes y reglas del seguro de desempleo, incluidas las siguientes:

Cuestiones que buscan los auditores

Un auditor puede hacer lo siguiente:

  • Comparar sus registros de nómina y tiempo con los sueldos y las horas que declaró.
  • Revisar su tipo de empresa para ver si tiene asignada la tasa impositiva correcta.

También pueden buscar evidencia de hechos no declarados:

  • Empleados.
  • Trabajo ocasional.
  • Contratistas independientes.
  • Otros trabajadores que prestan trabajo personal.

Cómo trabajar con nosotros durante una auditoría

Si lo seleccionamos para una auditoría, siga los pasos a continuación para ayudarlo en el proceso.

  1. Prepárese para la auditoría

    Vea el video de 8 minutos del Department of Revenue (Departamento de Ingresos) sobre cómo prepararse para una auditoría.

  2. Comuníquese con el auditor

    Nuestros auditores podrán comunicarse con usted por teléfono, correo electrónico o correo postal. Le dirán qué registros tienen que inspeccionar y fijarán una fecha, lugar y hora para la auditoría. También recibirá los siguientes documentos:

    • Carta de confirmación de cita.
    • Cuestionario previo a la auditoría sobre su empresa.
    • Lista de verificación de registros obligatorios.

    Estos documentos tendrán instrucciones sobre la información que debe proporcionar y dónde enviarla.

  3. Ayude a acelerar la auditoría

    Durante la auditoría, usted debería hacer lo siguiente:

    • Responder rápidamente a cartas, llamadas telefónicas y solicitudes de información.
    • Contar con un representante en la cita de auditoría que conozca sus operaciones empresariales y registros de nómina.
    • Proporcionar todos los libros y registros que solicite el auditor.
    • Organizar los registros solicitados para que el auditor pueda identificarlos fácilmente.
    • Responder a las preguntas del auditor.

  4. Revisar los hallazgos de la auditoría

    Después de una auditoría, el auditor le enviará por correo una carta explicando sus resultados. Si descubren que debe impuestos, multas o intereses, recibirá una Notice and Order of Assessment (Notificación y Orden de Asesoría, NOA). La NOA describe lo que usted debe pagar.

    Para pagar multas o establecer un plan de pago, llame al 866-697-4831 o envíe un correo electrónico a ESCTax@esd.wa.gov.

    Para obtener más información, lea sobre qué sucede después de una auditoría (PDF, 71KB).

Resultados comunes de auditoría

A menudo, descubrimos los siguientes problemas al auditar a los empleadores.

Empleadores no registrados

Es posible que haya contratado empleados sin registrar una cuenta con nosotros. Si tiene empleados, debe registrar y declarar los sueldos para los impuestos del seguro de desempleo.

Trabajadores no declarados

Es posible que haya identificado incorrectamente a sus empleados como trabajadores eventuales, temporales o contratistas independientes. Nos remitimos a las siguientes leyes para determinar si un trabajador es un empleado:

Horas no declaradas

Es posible que no haya declarado todas las horas de trabajo de un empleado.

Salarios subdeclarados

Es posible que no haya declarado todos los sueldos de un empleado.

Cambios no declarados en la estructura de su empresa

Debe informarnos cuando compre, venda, transfiera o reorganice su empresa. Esto lo exigen las leyes sobre predecesores y sucesores empresariales del estado de Washington.

Si no nos notifica sobre los cambios en la estructura de su empresa, es posible que esté pagando una tasa impositiva incorrecta. A esto lo llamamos dumping de la State Unemployment Tax Act (Ley del Impuesto al Desempleo Estatal, SUTA).

Apelación de los resultados de la auditoría

Si no está de acuerdo con los resultados de una auditoría, puede hacer lo siguiente: