Cómo presentar su declaración trimestral de impuestos y sueldos

Antes de presentar la declaración: registre su negocio

Si tiene empleados en Washington, debe solicitar una licencia al Department of Revenue (Departamento de Impuestos) del estado.

Si ya tiene licencia, pero contrata a empleados por primera vez, debe actualizar su solicitud de licencia comercial. Encuentre la solicitud en el sitio web del Department of Revenue (Departamento de Impuestos).

Evite una multa

Por cada trimestre que opere sin estar registrado, recibirá una multa. Le cobraremos $1,000 o 2 veces la cantidad total de impuestos no pagados para ese trimestre, lo que sea mayor.

Presentar la declaración trimestral

Tiene que presentar una declaración de impuestos y sueldos cada trimestre natural mientras su cuenta esté activa, aunque no tenga empleados ni nóminas en ese trimestre.

1. Reúna la información necesaria

   De cada empleado, debe proporcionar la siguiente información:

   • Nombre.
   • Número del Seguro Social.
   • Importe bruto pagado.
   • Número de horas trabajadas en el trimestre.
   • Standard Occupational Classification (Clasificación Ocupacional Estándar, SOC).

2. Elija cómo presentar su declaración

   Puede presentar sus declaraciones trimestrales de impuestos y sueldos en línea o por correo postal. Presentar la declaración en línea reduce los errores.

   Presentar declaraciones trimestrales en línea

   Acceda a Employer Account Management Services (Servicios de Administración de Cuentas de Empleadores, EAMS) para presentar una declaración trimestral en línea.

   ¿No tiene una cuenta? Obtenga información sobre cómo configurar el acceso en nuestra página acerca de eServices para empleadores.

   Presentar declaraciones trimestrales por correo postal o fax

   Envíe su declaración por fax al 800-794-7657.

   Envíe su declaración por correo postal a la siguiente dirección:

   ESD - Paper Wage Reports
   P.O. Box 84137
   Seattle, WA 98124-5437

Cómo solicitar formularios de declaración en papel

Si es un empleador nuevo o no ha presentado su declaración en línea durante 2 trimestres, le enviaremos los formularios de declaración trimestral en papel. De lo contrario, deberá solicitarnos formularios en papel para presentar sus declaraciones trimestrales por correo postal o fax. Nuestro sistema no puede procesar otros formularios ni copias de nuestros formularios. Para evitar una sanción por declaración incompleta, solicítenos los formularios en papel.

• Envíenos un correo electrónico a taxforms@esd.wa.gov.
• Llámenos al 855-829-9243 (855-TAX-WAGE), opción 2.

Modificar una declaración que ya presentó

Envíe los cambios en línea

Acceda a Employer Account Management Services (Servicios de Administración de Cuentas de Empleadores, EAMS) para realizar cambios en su declaración trimestral. Necesitará acceso a servicios protegidos.

Envíe los cambios por correo electrónico, fax o correo postal

Complete un formulario de declaración de impuestos y sueldos modificada (PDF, 138KB). Envíelo por correo electrónico, correo postal o fax. La declaración modificada se envía a una dirección distinta de la de la declaración original.

Correo electrónico

UIfiles@esd.wa.gov

Correo postal

Employment Security Department
Tax Accounting
P.O. Box 9046
Olympia, WA 98507-9046

Fax

800-794-7657

Fechas de vencimiento de las declaraciones trimestrales

Sus declaraciones de impuestos y sueldos por desempleo vencen el último día del mes siguiente al último día de cada trimestre. Cuando una fecha de vencimiento coincide con un fin de semana o un día festivo estatal, puede enviar su declaración el siguiente día laboral en línea o por correo postal.

El siguiente calendario muestra las fechas de vencimiento de cada declaración trimestral de impuestos. Si es un empleador reembolsable, los pagos correspondientes a los beneficios deben efectuarse un mes después de estas fechas de vencimiento.

Sanciones por declaraciones tardías, faltantes o incompletas

Obtenga más información sobre sanciones por pagos y declaraciones de impuestos tardíos o incompletos.

Reactivar su cuenta fiscal

Si su cuenta fiscal no tuvo sueldos que declarar durante un año o menos y vuelve a tener sueldos que declarar, podemos reactivar su cuenta. Llame al 855-829-9243 para reactivar la cuenta.

Si hace más de un año que no declara sueldos, actualice su solicitud de licencia comercial a través del Department of Revenue (Departamento de Impuestos).

Requisitos de declaraciones

Cómo declarar los distintos tipos de trabajadores, horas y sueldos.

Declarar a trabajadores

Existen distintos requisitos de declaración para determinados tipos de trabajadores. Obtenga más información a continuación.

• Empleados cubiertos por el seguro de desempleo

  Debe declarar a todos los empleados con cobertura por desempleo.

• Directivos

  Si ofrece una cobertura por desempleo voluntaria a los directivos de su empresa, declárelos de la misma manera que declararía a los empleados regulares.

  Si no ofrece cobertura voluntaria, utilice la sección de directivos exentos. Declare solo el número de directivos y sus sueldos o ingresos combinados. No indique sus nombres, horas ni sueldos.

• Servicios domésticos

  Un trabajador del servicio doméstico es cualquier empleado que contrate para trabajar en un club universitario, una fraternidad, una sororidad o una casa particular. No es necesario declarar a los trabajadores del servicio doméstico hasta que pague sueldos de $1,000 o más por trimestre.

  Si su nómina alcanza los $1,000 en cualquier trimestre, debe declarar los sueldos de todo el año. Si desea obtener más información, consulte la Household Employer's Tax Guide (Guía fiscal para empleadores domésticos) del IRS.

• Empleados exentos

  No es necesario declarar a los empleados que figuran en el cuadro de profesiones exentas (PDF, 117KB).

• Contratistas independientes

  No es necesario declarar a los contratistas independientes.

Declarar las horas

Consulte a continuación cómo declarar las horas de cada categoría. Al declarar las horas, redondee la cantidad al próximo número entero. No aceptamos fracciones de horas.

• Empleados asalariados

  Declare las horas reales que ha trabajado un empleado. Si no lleva un registro de las horas, declare 40 horas semanales para los empleados a tiempo completo.

• Empleados comisionados

  Declare las horas reales que ha trabajado un empleado. Si no lleva un registro de las horas, declare 40 horas semanales para los empleados a tiempo completo.

• Horas extras

  Declare las horas reales que ha trabajado un empleado.

• Pago de vacaciones

  Declare el número de horas de permiso con goce de sueldo.

• Pago en especie

  Declare las horas reales que ha trabajado un empleado.

• Pago en lugar de preaviso

  Declare las horas que habría trabajado un empleado.

• Indemnizaciones por despido, bonificaciones, propinas y gratificaciones

  Declare (0) cero horas. Obtenga más información sobre la declaración de cero horas a continuación.

• Empresas de redes de transporte

  Declare las horas de tiempo en plataforma de los conductores, multiplicadas por 2.

Declarar cero horas

Declare cero horas si el único tipo de sueldo que ha pagado es similar a los que se indican a continuación. Debe introducir un código que explique por qué declaró cero horas. Si no nos brinda un código de motivo, es posible que tenga que pagar una sanción por declaración incompleta. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Account Management Center (Centro de Administración de Cuentas) enviando un correo electrónico a OlympiaAMC@esd.wa.gov.

A continuación, se exponen los motivos más comunes para declarar cero horas para un empleado que recibió sueldos:

• Pago retroactivo

  Declare cualquier pago que haya realizado a un empleado para ajustar los sueldos que declaró en un trimestre anterior.

• Bonificación

  Declare las bonificaciones que haya pagado a un empleado por las horas trabajadas en un trimestre anterior.

• Plan de cafetería o plan 401K

  Declare el importe que ha pagado para cubrir el costo de un plan de beneficios que garantiza la continuidad de la inscripción si un empleado no ha trabajado ninguna hora durante el trimestre.

• Pescador comercial

  Declare los sueldos que haya pagado a un pescador comercial por las horas trabajadas en un trimestre anterior.

• Comisión

  Declare las comisiones que haya pagado a un empleado por las horas trabajadas en un trimestre anterior.

• Regalías o pagos residuales

  Declare el importe que haya pagado a un autor o artista por utilizar, mostrar o interpretar obras artísticas o intelectuales creadas previamente.

• Indemnización por despido, pago por separación o liquidación

  Declare el importe de la indemnización por despido que haya pagado a un empleado después de que finalizara su relación laboral. Una liquidación es un importe que usted paga por un acuerdo negociado por rescisión de la relación laboral o incumplimiento de un contrato de trabajo.

• Paga de permiso por enfermedad

  Declare el importe que haya pagado a un empleado en concepto de permiso por enfermedad si no trabajó ninguna hora durante el trimestre.

• Propinas o gratificaciones

  Declare las propinas o gratificaciones que haya pagado a un empleado por las horas trabajadas en un trimestre anterior.

Declarar como una organización profesional de empleadores

Consulte los requisitos de declaración para las organizaciones profesionales de empleadores.